ビジネス英語メールの添削・指導もLive English
この記事ではビジネス英語メールの基本とポイントをご紹介しています。
みなさんこんにちは。
今日はよくお問い合わせをいただくビジネス英文メールの基本について、確認をしていきましょう。
1. 英文メールには基本構成があります
英文メールの本文は基本は4つのパートでできています。
Salutation (Dear, Hello XXなど)から始まり、
Body 1 (導入)
Body 2 (詳細)
Body 3 (結論)
そして、最後にComplimentary Close、いわゆる結びの言葉と Signature (署名)がきます。
Bodyの部分をもう少し細かくみてみましょう。
Body 1 (導入)の部分は、そのメールの用件をまずは説明します。まず何のためにメールを出しているのか用件を最初に記載をする事で、読み手が情報を得やすくなります。日本語メールでも同じですね。ビジネスでは読み手も日に何十ものメールを受け取る事もありますので、さっと情報がとれるよう、冒頭は簡潔にしておきましょう。
Body 2 (詳細)は、メールの一番コアになる重要な情報を入れていきます。相手に与えたい情報の詳細や、とってもらいたいアクションなど整理して記述しましょう。ミスコミュニケーションがないようにズラズラと長く文章を書いてしまう方がいますが、できるだけ簡潔にわかりやすく書く事を意識してください。
Body 3 (結論) 結論は、読み手にとってほしいアクション、知っておいてほしい情報などがある場合はここにクリアーに記述しましょう。
Closing (結びの言葉) 結びの言葉は簡単な一行程度のもので大丈夫です。
また、メールのタイトルであるsubjectですが、これも最初に目にする要素でもあり、メールの内容や重要度を判断する手がかりとなる、とても重要な部分です。
件名を読んで重要度が高いと思われれば、メールは《すぐに読む》べきと判断されます。内容が不明瞭なsubjectだと《あとで読む》くらいの優先度で捉えられてしまいますので、簡潔にわかりやすく書く事がとても重要です。
長すぎるものは避け、7~8語くらいでまとまるタイトルが理想的とされています。
2. 例をとってみてみましょう
Subject: RESCHEDULE Request for the meeting on Jan 8th
Dear Ms. Taylor, (Salutation)
With reference to the upcoming sales meeting on Thursday, Jan 8th, I am afraid that due to personal reasons, I won’t be able to attend. (Body 1)
Would you mind if we postponed the meeting to next week? (Body 2) If this is appropriate, can you please let me know what day/time would be convenient for you? (Body 3)
I’m sorry for any inconvenience this may cause. (Closing)
I look forward to hearing from you. (Complimentary Close)
Sincerely, (Complimentary Close)
Johnson Fox, (Signature)
次は、よくある間違いと気をつけるべきポイントについて確認をしていきましょう
