オンラインでビジネス英語を学ぶLive English

Live Englishオンライン英会話のブログにご訪問くださっている皆様こんにちは。Live English講師のHarumiです。
前回 グローバルビジネスで良い第一印象を与える方法(対面編) についてお話しをしましたね。
今回の後半編は、コロナ禍で一層増えているオンラインでの打ち合わせ、英語商談のための「オンライン版 – ビジネスで良い印象を与える為の注意点」です。

今日のポイント！
1. カメラが無い(顔出し無し)は絶対NG！
2. その会議ソフトで大丈夫？国によって使うソフトは違うかも
3. 照明や光の当たり具合をチェック
4. 背景にも気を遣いましょう
5. 自分の姿が画面の1/3が理想的

パンデミック中は対面の打ち合わせや商談を避け、ZoomやSkypeなどで初対面になることも少なくないと思います。
まずは、みなさんカメラの準備は大丈夫ですか？

北米ではパンデミック前も徐々にオンライン会議、商談が取り入れられていましたが、パンデミックにより在宅勤務、オンライン会議、商談が主流になり、従業員は猛スピードで家の掃除、部屋の一室をホームオフィスに改装することを求められました。また、慣れないソフトウェアやテクノロジーを手探りで覚えなければいけませんでした。3月4月あたりは新しいワークスタイルとテクノロジーに対応する期間でもあったので、思わぬトラブルなどがあっても企業や顧客も寛大に対応をしてきました。ですがあれから11ヶ月が経った今、リモートワーク、オンライン会議・商談でも新しいビジネスマナーにしっかり対応し、体制を整えていることが期待される様になってきました。

1.カメラは必ず「ON」にして顔を見せること
ビジネス界で「シャイ」という言葉は決して褒め言葉ではありません。実はコミュニケーションの７０％はnon-verbal(※1)と言われ、実際に口から発する言葉以外(表情や目線、ジャスチャーなど)で受ける印象や感情が変わると言われています。顔の表情、姿勢、体の動きなどの反応が見えないとコミュニケーションに支障がでる可能性が高く、今ひとつ人間味が感じられず、印象が薄くなりがちです。とても勿体無いことですね。

2. 使用ソフトや環境をチェック
テレカンファレンス用のソフトやツールはたくさんあります。北米ビジネスでは、ZoomとマイクロソフトのTeamsが多く使われることが多いのですが、他にもたくさんあるので、国によって主に使われているソフトが異なることもあるでしょう。「日本ではZoomを皆使っているから当然Zoomで大丈夫だよね」と決めずに、クライアントが使い慣れているものを聞いてみるのがよいと思います。そして、初めて使う場合は、必ず事前に音声の出入力や聞こえやすさ、基本的な使い方をテストして慣れておきましょう。

通信状況が思わしくなく聞こえづらかったり、相手に声が届いていないというようなトラブルもあるかもしれません。そんな時にはこのような表現が使えます。

Sorry my connection is very choppy(※2) today.
Please wave if you can hear me.
Is there an echo?
Since you can’t hear me, I will put a note in the chat(※3).

3. 照明をチェックしましょう
最近はオンライン会議、テレカンファレンス用の照明やマイクなどのツールを準備している人も多いです。照明は、明るすぎず、暗すぎずをうまく調整しましょう。暗いと表情がよく見えませんし、人相がよく無い印象を与えてしまうこともあります。

4. 背景にも気を遣う
みなさんバーチャル・バックグラウンドを使ったことはありますか？大企業では従業員にロゴ入りのバーチャル・バックグラウンドを提供しているところも多い様です。バーチャル・バックグラウンドについては賛否両論あるようですが、体を動かすとチラチラするので、なるべく避けた方が良いという意見も多く聞きます。

バーチャル・バックグラウンドを使わない場合、背景に物がおおかったり片付いていないと、相手が目移りしてしまいます。スクリーンに映るところには気を配りましょう。

5. カメラの位置
カメラの位置は、自分の姿が画面の1/3を占めるようにカメラを置くを良いと言われています。パソコン内臓カメラはパソコンと自分の距離感を調整しましょう。また、もう一つ大切なポイントですが、カメラが自分の目線当たりに来る様にしましょう。目線より低いところにパソコンやカメラをおいてテレビ会議に臨む方も多いのですが、下から人の顔をみると鼻の穴がめだってしまったり、お相手を見下ろす様な形になってしまうので、プロフェッショナルな印象から離れてしまいます。
I was looking up Chuck’s nose in the conference today.
と言われたくありませんね！

オンライン会議に挑む時には以上のことに気を配り、あとは対面時の以下のポイントも忘れないようにしましょう。

BIG SMILE：対面版と同じです。カメラ越しにも伝わるようにいつもより大きくスマイルを心がけましょう。

CONFIDENT VOICE & BODY LANGUAGE：オンライン会議は座っている場合が多いので、背筋を伸ばし、姿勢良く座りましょう。お相手に聞いていますよ、聞こえていますよ、ということが伝わる様に、頷きやジェスチャーも対面よりも一層意識しましょう。

EYE CONTACT：対面同様オンラインでもとても大切なポイントです。パソコンのカメラの位置を意識してなるべく画面ではなく、カメラを見るようにしましょう。どうしても画面上に映っている相手の顔を見てしまいがちですが、相手からみると、自分のことを見ていないように見える。カメラのすぐ下にシールをはったりしてカメラを意識するトレーニングをしてみると良いかもしれません。

最後に、BE EXTRA HAPPY!  カメラ越しの相手に伝わるには嬉しい表情と元気な声をさらに大げさに！を意識してみてください。それでは、また次回のブログでお会いしましょう！ぜひコメントやフィードバックをお願いします

文中出現単語・表現

※1. non-verbal communication: communication that is not with words, e.g., with facial expressions, tone of voice,
physical gestures
※2. choppy – in and out, not smooth, interrupted (also, cutting in and out)
※3. to put a note in the chat – to send a message in the chat function, often done when the audio is not working